Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Tanssiurheiluseura Cavalier ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 10.05.2018. Viimeisin muutos 18.04.2022.

1. Rekisterinpitäjä

Tanssiurheiluseura Cavalier ry, Tuottajankatu 10, 04440 Järvenpää

Sähköposti johtokunta@cavalier.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Kari Leminen, johtokunta@cavalier.fi, 040 561 2838

3. Rekisterin nimi

Yhdistyksen jäsenrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- henkilön vapaaehtoinen suostumus
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena (esim.valmennussopimus)
- yhdistyslaki, joka velvoittaa ylläpitämään jäsenrekisteriä sekä
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. työsuhde, jäsenyys).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito ja yhteydenpito jäsenistöön, valmentajiin ja toimihenkilöihin.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, eikä niitä jaeta kolmansille osapuolille.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), ikä, sukupuoli, tiedot ryhmistä ja tapahtumista joihin henkilö on ilmoittautunut tai osallistunut, laskutustiedot ja muut mahdolliset jäsensuhteeseen liittyvät tiedot (esim. rooli yhdistyksessä, taitotaso yms.).

Henkilön tiedot poistetaan jäsenrekisteristä henkilön irtisanoessa yhdistyksen jäsenyyden, edellyttäen että henkilöllä ei ole suorittamattomia velvoitteita yhdistystä kohtaan. Henkilö katsotaan eronneeksi ilman jäsenyyden irtisanomista, jos hän ei ole maksanut vuosittaista jäsenmaksua , eikä ole osallistunut yhdistyksen toimintaan kyseisen vuoden aikana.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäsenistöltä heidän ilmoittautuessa Cavalier ry:n jäseneksi tai henkilön ilmoittatutessa Cavaler ry:n järjestemiin ryhmiin tai taphtumiin. Tietoja voidaan saada myös mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen, sopimuksista, tapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti muille tahoille. Tietoja toimitetaan kuitenkin Suomen tanssiurheilun kattojärjestöille (STUL tai FDO) (nimi, ikäluokka, taitotaso, tanssipari) heidän kilpailija- ja parikortistoon.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta ja jäsenen suostumuksella siirtää myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle (esim. osallistuja tiedot kansaivälisiin kilpailuihin).

Tietojen siirto muille 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden  toimesta, joiden tehtävänkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus, mahdollisuus ja velvollisuus tarkistaa, ylläpitää ja tarvitaessa muokata hänestä jäsenrekisteriin tallennettuja tietoja. Hän voi myös pyytää mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa jäsenelle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).